تنخواه گردان چیست و چه کاربردی در حسابداری دارد؟

در بسیاری از شرکت ها و سازمان ها، همواره نیاز به پرداخت هزینه‌های جزئی و روزمره وجود دارد که شاید نتوان آن‌ها را از طریق فرآیندهای معمول پرداخت (مانند چک یا حواله بانکی) پوشش داد. در چنین شرایطی، ابزاری مالی به نام تنخواه گردان به کمک شرکت و حسابداران می‌آید. به زبان ساده، تنخواه گردان مبلغی پول نقد یا موجودی بانکی است که به منظور پرداخت هزینه‌های کوچک و اضطراری در اختیار فردی مشخص قرار می‌گیرد تا امور مالی شرکت بهتر انجام شود. این ابزار نه تنها به سرعت بخشیدن به فرآیندهای مالی کمک می‌کند، بلکه نظارت و کنترل دقیقی بر مخارج جزئی را نیز امکان‌پذیر می‌سازد و از پیچیدگی‌های غیرضروری در سیستم حسابداری جلوگیری می‌کند.

اهمیت تنخواه گردان در سیستم مالی شرکت‌ها، سازمان‌ها و ارگان‌ها غیرقابل انکار است. تصور کنید شرکتی نیاز فوری به خرید لوازم اداری، پرداخت هزینه پیک، یا صرف هزینه‌های پذیرایی برای جلسات داشته باشد؛ در صورت عدم وجود تنخواه گردان، برای هر یک از این موارد باید فرآیند پیچیده درخواست، تأیید و پرداخت رسمی طی شود که زمان‌بر و ناکارآمد خواهد بود. تنخواه گردان با فراهم آوردن یک صندوق مالی کوچک و در دسترس، این امکان را می‌دهد تا هزینه‌های جزئی به سرعت و با رعایت اصول حسابداری پرداخت شوند. هدف این مقاله از آموزشگاه حسابداری «نارنجی» ارائه یک راهنمای جامع و کاربردی در خصوص تنخواه گردان، ماهیت آن، انواع، نحوه ثبت حسابداری و نقش آن در نهادهای مختلف است تا درک عمیق‌تر و دقیق‌تری از این مفهوم مهم مالی به دست آورید.

تنخواه گردان چیست؟

تنخواه گردان، به وجوه نقدی یا موجودی بانکی گفته می‌شود که برای پوشش دادن مخارج جزئی، جاری و پیش‌بینی نشده شرکت در اختیار یک فرد مسئول قرار می‌گیرد. این مبالغ معمولاً کم و محدود هستند و هدف اصلی از ایجاد آن‌ها، تسهیل در انجام امور مالی روزمره و جلوگیری از بروز وقفه در فعالیت‌های شرکت است. به بیان دیگر، تنخواه گردان یک «صندوق کوچک» برای هزینه‌های خرد است.

تفاوت تنخواه گردان با دیگر روش‌های تأمین مخارج جزئی 

شاید این سؤال پیش بیاید که تنخواه گردان چه تفاوتی با سایر روش‌های پرداخت دارد؟ عمده تفاوت در ماهیت و فرآیند است:

• کارت بانکی یا چک شرکتی: برای پرداخت‌های بزرگ و عمده مورد استفاده قرار می‌گیرند و نیاز به تأییدات متعدد و ثبت دقیق در سیستم بانکی دارند. استفاده از آن‌ها برای هزینه‌های کوچک و مکرر، منجر به حجم بالای تراکنش‌های بانکی و پیچیدگی ثبت اسناد می‌شود.
• هزینه‌های شخصی با بازپرداخت: در برخی شرکت‌ها، کارکنان ممکن است هزینه‌های جزئی را شخصاً پرداخت کرده و سپس فاکتورها را برای دریافت بازپرداخت ارائه دهند. این روش هرچند برای هزینه‌های خاص قابل قبول است، اما به صورت سیستمی و دائمی کارایی لازم را ندارد و می‌تواند منجر به تأخیر در بازپرداخت و نارضایتی کارکنان شود.
• پیش‌پرداخت به کارکنان: پیش‌پرداخت معمولاً برای مبالغ مشخص و برای انجام یک کار خاص به افراد داده می‌شود و ماهیتی متفاوت از تنخواه گردان دارد که برای پرداخت هزینه‌های متنوع و مکرر مورد استفاده قرار می‌گیرد.

تنخواه گردان با ایجاد یک موجودی مشخص و قابل پیگیری برای هزینه‌های جاری، فرآیند را ساده‌تر و شفاف‌تر می‌کند.

ماهیت حساب تنخواه گردان 

در علم حسابداری، حساب‌ها بر اساس ماهیت خود به دارایی، بدهی، سرمایه، درآمد و هزینه تقسیم می‌شوند. حساب تنخواه گردان جزو حساب‌های دارایی شرکت محسوب می‌شود. به عبارت دقیق‌تر، این حساب زیرمجموعه دارایی‌های جاری قرار می‌گیرد. دلیل این امر این است که وجه تنخواه گردان، هرچند به صورت نقد یا در حساب بانکی مسئول تنخواه قرار دارد، اما همچنان متعلق به شرکت است و در نهایت باید برای مصارف شرکت هزینه شده یا به شرکت بازگردانده شود. این وجه، نماینده یک دارایی نقدی است که قابلیت نقدشوندگی بالایی دارد و برای انجام فعالیت‌های عملیاتی شرکت استفاده می‌شود.

توضیح ماهیت حساب تنخواه گردان با مثال

فرض کنید شرکتی مبلغ 5 میلیون تومان را به عنوان تنخواه گردان در اختیار آقای حسینی، مسئول اداری خود، قرار می‌دهد. در این حالت:

• شرکت: 5 میلیون تومان از موجودی نقد خود را خارج کرده است (کاهش دارایی نقد).
• آقای حسینی: 5 میلیون تومان را در اختیار دارد (افزایش دارایی نقد نزد مسئول تنخواه).
• حساب تنخواه گردان: این 5 میلیون تومان در دفاتر شرکت به عنوان تنخواه گردان ثبت می‌شود و نشان‌دهنده یک دارایی است که شرکت در اختیار فردی قرار داده تا برای مصارف معین هزینه کند.

به عبارتی، شرکت پول را از صندوق اصلی خود به صندوق کوچک‌تر (تنخواه گردان) منتقل کرده است. این پول هنوز هم دارایی شرکت است؛ فقط محل نگهداری و مسئولیت آن تغییر کرده است. تا زمانی که این وجه برای مصارف شرکت هزینه نشود، ماهیت دارایی خود را حفظ می‌کند. پس از هزینه شدن، دارایی نقد به هزینه تبدیل شده و دارایی تنخواه گردان کاهش می‌یابد.

تنخواه‌ دار کیست و چه وظایفی دارد؟ 

پس از آشنایی با مفهوم تنخواه گردان، حال لازم است با فردی که مسئولیت مدیریت این وجوه را بر عهده دارد، یعنی تنخواه‌ دار، آشنا شویم.

تنخواه‌ دار، که گاهی به او مسئول تنخواه نیز گفته می شود، فردی امین و مورد اعتماد در شرکت است که وظیفه دریافت، نگهداری و پرداخت هزینه‌های جزئی شرکت از محل تنخواه گردان را بر عهده دارد. این فرد معمولاً از میان کارکنان بخش مالی یا اداری انتخاب می‌شود و باید از دقت و امانت داری بالایی برخوردار باشد.

مهارت‌ها و مسئولیت‌ها

یک تنخواه‌ دار موفق، باید دارای مهارت‌ها و مسئولیت‌های زیر باشد:

• دقت و نظم: ثبت دقیق تمامی پرداخت‌ها، دریافت فاکتورها و اسناد مثبته و نگهداری منظم آن‌ها از اهمیت بالایی برخوردار است.
• امانت‌داری: وجوه تنخواه گردان، امانتی در دست تنخواه‌ دار است و او باید نهایت دقت را در حفظ و استفاده صحیح از آن به کار گیرد.
• آشنایی با اصول حسابداری: برای طبقه‌بندی صحیح هزینه‌ها و ارائه گزارش‌های مالی دقیق، آشنایی اولیه با مفاهیم حسابداری ضروری است.
• توانایی مدیریت زمان و اولویت‌بندی: بسیاری از پرداخت‌ها نیاز به فوریت دارند و تنخواه‌ دار باید بتواند وظایف خود را به درستی اولویت‌بندی کند.

مسئولیت‌های اصلی تنخواه‌ دار شامل:

• دریافت و نگهداری وجوه تنخواه: دریافت مبلغ اولیه تنخواه گردان از واحد مالی و نگهداری آن به صورت نقد یا در حساب بانکی مجزا.
• پرداخت هزینه‌های مجاز: پرداخت هزینه‌های جزئی و روزمره شرکت مطابق با سیاست‌ها و دستورالعمل‌های تعیین شده.
• دریافت و بایگانی فاکتورها و اسناد مثبته: برای هر پرداخت، دریافت فاکتور یا رسید معتبر و بایگانی منظم آن برای ارائه به واحد مالی.
• تهیه گزارش هزینه‌ها: به صورت دوره‌ای (هفتگی، ماهانه یا بر اساس نیاز)، گزارشی از تمامی پرداخت‌ها، مبالغ و اقلام مصرف شده به همراه اسناد مربوطه به واحد مالی ارائه دهد.
• درخواست شارژ مجدد تنخواه: زمانی که موجودی تنخواه به حداقل رسید، نسبت به درخواست شارژ مجدد آن اقدام کند.
• تسویه حساب: در پایان دوره مالی یا در صورت اتمام مأموریت، نسبت به تسویه کامل تنخواه گردان با واحد مالی اقدام نماید.

برای مثال، اگر تنخواه‌ دار مسئول خرید لوازم اداری باشد، باید پس از خرید، فاکتور معتبر از فروشنده دریافت کند و آن را به همراه گزارش هزینه‌های خود به حسابداری ارائه دهد.

تفاوت تنخواه‌ دار با تنخواه‌ گردان

در محاوره و حتی گاهی در متون غیرتخصصی، اصطلاحات «تنخواه‌ دار» و «تنخواه‌ گردان» به جای یکدیگر به کار می‌روند که می‌تواند منجر به ابهام شود. اما در حسابداری، این دو مفهوم کاملاً مجزا هستند و به نقش‌ها و ماهیت‌های متفاوتی اشاره دارند.

بررسی دقیق تفاوت نقش‌ها

• تنخواه‌ گردان (Petty Cash Fund): همانطور که پیشتر گفته شد، تنخواه گردان به مبلغ پول یا وجوه نقدی اشاره دارد که برای هزینه‌های جزئی شرکت در نظر گرفته شده است. این یک حساب دارایی در دفاتر شرکت است. به عبارت دیگر، تنخواه گردان یک موجودیت مالی است.
• تنخواه‌ دار (Petty Cash Custodian/Holder): تنخواه‌ دار به فردی اطلاق می‌شود که مسئولیت نگهداری و مدیریت وجوه تنخواه گردان را بر عهده دارد. این یک نقش یا جایگاه شغلی است.

به زبان ساده:

تنخواه‌ گردان چیست؟ (پول) 

تنخواه‌ دار کیست؟ (مسئول پول)

انواع تنخواه گردان

تنخواه گردان، بسته به سیاست‌های مالی شرکت و نوع هزینه‌ها، می‌تواند به دو روش اصلی مدیریت شود: تنخواه گردان ثابت و تنخواه گردان متغیر. هر یک از این روش‌ها ویژگی‌ها و کاربردهای خاص خود را دارند.

تنخواه گردان ثابت (Imprest System)

در این روش، مبلغ تنخواه گردان در ابتدا تعیین شده و ثابت می‌ماند. پس از اینکه بخشی از این مبلغ هزینه شد، تنخواه‌ دار با ارائه فاکتورها و اسناد مثبته، درخواست شارژ مجدد به مبلغ هزینه‌شده را می‌دهد تا موجودی تنخواه به همان مبلغ اولیه بازگردد. این چرخه تا پایان دوره مالی ادامه می‌یابد.

ویژگی‌ها

• مبلغ ثابت: همیشه مبلغ مشخصی به عنوان موجودی اولیه تعیین می‌شود.
• شارژ مجدد به میزان هزینه‌ها: هر بار به میزان دقیق هزینه‌های انجام شده، تنخواه شارژ می‌شود.
• کنترل قوی: نظارت بر هزینه‌ها آسان‌تر است، زیرا هر بار باید فاکتورهای معادل مبلغ پرداخت شده ارائه شود.

مثال: فرض کنید مبلغ تنخواه گردان ثابت 3 میلیون تومان است. تنخواه‌ دار در طول ماه 2 میلیون تومان هزینه می‌کند. در پایان ماه، با ارائه فاکتورهای 2 میلیون تومانی، 2 میلیون تومان دیگر دریافت می‌کند تا موجودی تنخواه او دوباره به 3 میلیون تومان برسد.

تنخواه گردان متغیر (Fluctuating System)

در این روش، مبلغ تنخواه گردان ثابت نیست و ممکن است در طول دوره بسته به نیازهای شرکت تغییر کند. به این معنی که مبلغ شارژ مجدد، لزوماً به اندازه مبلغ هزینه‌شده نیست و می‌تواند کمتر یا بیشتر باشد تا موجودی تنخواه بر اساس نیازهای آتی تنظیم شود.

ویژگی‌ها

• مبلغ متغیر: موجودی تنخواه می‌تواند در هر زمان تغییر کند.
• شارژ مجدد بر اساس نیاز: مبلغ شارژ مجدد می‌تواند بیشتر یا کمتر از مبلغ هزینه شده باشد.
• کنترل کمتر (نسبت به ثابت): نیاز به نظارت دقیق‌تر و مداوم دارد.

مثال: فرض کنید مبلغ اولیه تنخواه گردان متغیر 3 میلیون تومان است. تنخواه‌ دار در طول ماه 1.5 میلیون تومان هزینه می‌کند. با توجه به پیش‌بینی افزایش هزینه‌ها در ماه آینده، شرکت تصمیم می‌گیرد 2.5 میلیون تومان به تنخواه شارژ کند تا موجودی آن به 4 میلیون تومان برسد.

تفاوت‌های کلیدی با مثال

انتخاب بین این دو نوع تنخواه گردان به ماهیت کسب و کار، حجم هزینه‌های جزئی و سیاست‌های کنترل داخلی شرکت بستگی دارد. بسیاری از شرکت‌ها برای سادگی و کنترل بیشتر، از سیستم تنخواه گردان ثابت استفاده می‌کنند.

ثبت حسابداری تنخواه گردان

ثبت حسابداری تنخواه گردان، 3 مرحله اصلی دارد: ثبت اولیه، ثبت پرداخت‌ها و شارژ مجدد.

1- ثبت اولیه (ایجاد تنخواه گردان)

زمانی که مبلغی برای اولین بار به عنوان تنخواه گردان تخصیص داده می‌شود، حساب تنخواه گردان بدهکار و حساب وجه نقد یا بانک بستانکار می‌شود.

فرض کنید شرکت مبلغ 10,000,000 ریال به عنوان تنخواه گردان به آقای کریمی اختصاص می‌دهد.

2- ثبت پرداخت‌ها (هزینه‌های انجام شده)

پس از اینکه تنخواه‌ دار هزینه‌هایی را از محل تنخواه گردان پرداخت می‌کند، این هزینه‌ها در دفاتر حسابداری ثبت می‌شوند. این ثبت معمولاً زمانی انجام می‌شود که تنخواه‌ دار اسناد هزینه‌ها را به حسابداری ارائه می‌دهد.

فرض کنید آقای کریمی 2,000,000 ریال بابت خرید لوازم اداری، 1,500,000 ریال بابت هزینه پیک و 500,000 ریال بابت پذیرایی هزینه کرده است.

نکته مهم: در سیستم تنخواه گردان ثابت، معمولاً حساب تنخواه گردان در طول دوره مالی بدهکار باقی می‌ماند و در هنگام شارژ مجدد است که تغییر می‌کند. ثبت‌های فوق در واقع هزینه‌ها را ثبت می‌کنند و همزمان حساب تنخواه گردان را بستانکار می‌کنند تا موجودی آن را به روز نگه دارند و مشخص شود چه مقدار از آن هزینه شده است.

3- شارژ مجدد (تجدید تنخواه)

زمانی که موجودی تنخواه گردان کاهش می‌یابد و نیاز به افزایش آن وجود دارد، شرکت مجدداً مبلغی را به تنخواه‌ دار پرداخت می‌کند. در سیستم تنخواه گردان ثابت، این مبلغ معمولاً برابر با جمع هزینه‌های انجام شده است.

فرض کنید شرکت 4,000,000 ریال برای شارژ مجدد تنخواه گردان آقای کریمی پرداخت می‌کند.

در این حالت، حساب تنخواه گردان مجدداً بدهکار می‌شود و موجودی آن به مبلغ اولیه بازمی‌گردد.

مثال: خرید ملزومات اداری

 اگر تنخواه‌ دار مبلغ 800,000 ریال برای خرید کاغذ و خودکار هزینه کند:

• حساب بدهکار: هزینه ملزومات اداری 800,000 ریال
• حساب بستانکار: تنخواه گردان 800,000 ریال

مثال: پرداخت هزینه تعمیرات جزئی

 اگر 1,200,000 ریال برای تعمیرات جزئی دستگاه کپی پرداخت شود:

• حساب بدهکار: هزینه تعمیر و نگهداری 1,200,000 ریال
• حساب بستانکار: تنخواه گردان 1,200,000 ریال

بستن حساب تنخواه گردان 

بستن حساب تنخواه گردان یکی از مراحل مهم در پایان هر دوره مالی یا در صورت تغییر مسئولیت تنخواه‌ دار است. این فرآیند به منظور اطمینان از صحت و درستی حساب‌ها و تطابق موجودی فیزیکی با دفاتر انجام می‌شود.

زمان های مناسب برای بستن حساب تنخواه گردان

• پایان دوره مالی: معمولاً در پایان هر سال مالی، برای تهیه صورت‌های مالی دقیق، حساب تنخواه گردان مورد بررسی قرار گرفته و تسویه می‌شود.
• تغییر تنخواه‌ دار: در صورتی که مسئولیت تنخواه گردان از فردی به فرد دیگر منتقل شود، لازم است که تنخواه گردان توسط تنخواه‌ دار قبلی تسویه و به فرد جدید تحویل داده شود.
• پایان یک پروژه خاص: اگر تنخواه گردان برای یک پروژه مشخص ایجاد شده باشد، پس از اتمام پروژه، حساب مربوطه باید بسته شود.
• نیاز به بازنگری یا تغییر سیاست‌ها: در صورت نیاز به تغییر مبلغ یا رویه‌های مربوط به تنخواه گردان، ممکن است تصمیم به بستن موقت و ایجاد مجدد آن گرفته شود.

روش‌های بستن حساب تنخواه گردان 

بستن حساب تنخواه گردان معمولاً با یکی از دو روش اصلی انجام می‌شود:

1- تسویه کامل: در این روش، تنخواه‌ دار تمامی وجوه باقیمانده تنخواه گردان را به همراه اسناد هزینه‌های انجام شده، به حسابداری شرکت بازمی‌گرداند. حسابداری پس از بررسی اسناد و تطابق آن‌ها با مانده وجوه، اقدام به بستن حساب تنخواه گردان می‌کند.

2- صفر کردن و ایجاد مجدد برای دوره بعد: در این روش، تمامی هزینه‌ها تا پایان دوره شناسایی و ثبت می‌شوند و سپس مانده تنخواه گردان به حساب بانکی شرکت بازگردانده شده و در ابتدای دوره مالی جدید، مجدداً مبلغ تنخواه گردان ایجاد می‌شود. این روش به خصوص در سیستم تنخواه گردان ثابت رایج است تا با شروع سال مالی جدید، مبلغ تنخواه گردان از ابتدا و به صورت شفاف آغاز شود.

نکات مهم در مورد بستن حساب تنخواه گردان

• صورت مغایرت: قبل از بستن حساب، تهیه صورت مغایرت بین مانده فیزیکی (وجوه نقد و فاکتورها) و مانده دفاتر حسابداری ضروری است. هرگونه مغایرت باید شناسایی و رفع شود.
• بررسی اسناد مثبته: حسابداری باید تمامی فاکتورها، رسیدها و اسناد مربوط به هزینه‌ها را به دقت بررسی کند تا از صحت و اعتبار آن‌ها اطمینان حاصل شود.
• گزارش‌دهی: در پایان فرآیند بستن، یک گزارش نهایی از وضعیت تنخواه گردان تهیه و به مدیریت ارائه شود.
• سیاست‌های شرکت: تمامی فرآیندهای بستن حساب تنخواه گردان باید مطابق با سیاست‌ها و آیین‌نامه‌های داخلی شرکت باشد.

نتخواه گردان در حسابداری دولتی

در بخش دولتی و سازمان‌های وابسته به دولت، به دلیل حساسیت‌های مربوط به بیت‌المال و رعایت دقیق قوانین و مقررات مالی دولتی، استفاده از تنخواه گردان با ضوابط سختگیرانه‌تری همراه است.

مقررات خاص و تفاوت‌ها

• قوانین بودجه: تخصیص، نگهداری و مصرف تنخواه گردان در دستگاه‌های دولتی، تابع قوانین بودجه سالیانه و آیین‌نامه‌های اجرایی مربوطه است.
• سقف مشخص: برای مبالغ تنخواه گردان در سازمان‌های دولتی، سقف‌های مشخصی از سوی مراجع ذی‌صلاح تعیین می‌شود.
• نظارت دیوان محاسبات: تمامی عملیات مالی، از جمله تنخواه گردان، تحت نظارت و حسابرسی دقیق دیوان محاسبات کشور قرار دارد تا از رعایت اصول و مقررات مالی اطمینان حاصل شود.
• طبقه‌بندی دقیق هزینه‌ها: هزینه‌های پرداخت شده از محل تنخواه گردان باید با دقت بسیار بالا و بر اساس سرفصل‌های بودجه‌ای و تفریغ بودجه طبقه‌بندی شوند.
• عدم پرداخت حقوق و مزایا: معمولاً از تنخواه گردان برای پرداخت حقوق و مزایای کارکنان استفاده نمی‌شود؛ بلکه صرفاً برای هزینه‌های عملیاتی و جزئی است.

تنخواه گردان در مدارس

مدارس دولتی و خصوصی نیز به دلیل نیاز به پرداخت هزینه‌های روزمره و جزئی، از ابزار تنخواه گردان استفاده می کنند.

• مدارس دولتی: استفاده از تنخواه گردان در مدارس دولتی نیز تابع مقررات حسابداری دولتی و بخشنامه‌های وزارت آموزش و پرورش است. این وجوه معمولاً برای هزینه‌هایی مانند خرید لوازم‌التحریر جزئی، هزینه‌های پذیرایی، تعمیرات کوچک، و شارژ تلفن استفاده می‌شود.
• مدارس خصوصی: مدارس خصوصی انعطاف‌پذیری بیشتری در مدیریت تنخواه گردان دارند، اما همچنان باید اصول حسابداری و کنترل‌های داخلی را رعایت کنند.

در این مقاله از آموزشگاه حسابداری «نارنجی» به بررسی جامع و کاربردی مفهوم تنخواه گردان در حسابداری پرداختیم. آموختیم که تنخواه گردان، مبلغی پول است که به منظور تسهیل و تسریع پرداخت هزینه‌های جزئی و روزمره در اختیار فردی امین به نام تنخواه‌ دار قرار می‌گیرد. این ابزار مالی، با وجود سادگی ظاهری، نقش حیاتی در روان‌سازی عملیات مالی شرکت‌ها، سازمان‌ها و حتی نهادهای دولتی و آموزشی ایفا می‌کند و از ایجاد توقف در فعالیت‌ها به دلیل فرآیندهای پیچیده پرداخت‌های کلان جلوگیری می‌کند.

اهمیت انضباط مالی در مدیریت تنخواه انکارناپذیر است. حتی برای کوچکترین هزینه‌ها، رعایت اصول دقت، شفافیت، و مستندسازی ضروری است. مدیریت صحیح تنخواه گردان نه تنها به کنترل هزینه‌ها کمک می‌کند، بلکه باعث افزایش اعتماد در سیستم مالی و جلوگیری از سوءاستفاده‌های احتمالی می‌شود. یک سیستم تنخواه گردان کارآمد، نشانه‌ای از سلامت مالی و انضباط درونی یک مجموعه است.

________________________________________

سؤالات متداول

حداکثر مبلغ تنخواه گردان چقدر است؟

حداکثر مبلغ تنخواه گردان به طور قانونی در بخش خصوصی تعیین نشده و کاملاً به سیاست‌های داخلی شرکت و حجم هزینه‌های جزئی آن بستگی دارد. اما در بخش دولتی و سازمان‌های تابعه، این مبلغ توسط مراجع ذی‌صلاح (مانند سازمان برنامه و بودجه یا وزارت امور اقتصادی و دارایی) و در قالب قوانین بودجه یا آیین‌نامه‌ها مشخص می‌شود. هدف این است که مبلغ تنخواه، متناسب با نیازهای جاری باشد نه بیشتر از آن.

آیا می‌توان از تنخواه گردان برای پرداخت حقوق و دستمزد استفاده کرد؟

خیر، به طور معمول و از نظر اصول حسابداری و کنترل‌های داخلی، نباید از تنخواه گردان برای پرداخت حقوق و دستمزد کارکنان استفاده شود. حقوق و دستمزد باید از طریق سیستم رسمی پرداخت حقوق (مانند حواله بانکی یا چک) و با ثبت دقیق در سرفصل‌های مربوطه و کسر کسورات قانونی پرداخت شود. تنخواه گردان صرفاً برای هزینه‌های جزئی عملیاتی و پیش‌بینی نشده طراحی شده است.

در صورت مفقود شدن فاکتورهای هزینه‌ها، چه باید کرد؟

مفقود شدن فاکتورها یک چالش جدی در مدیریت تنخواه گردان است. در چنین مواردی، باید فوراً مراتب به واحد حسابداری اطلاع داده شود. معمولاً راهکارهای زیر مطرح می‌شوند:

• دریافت رونوشت یا گواهی از فروشنده: در صورت امکان، از فروشنده یا ارائه‌دهنده خدمت درخواست رونوشت فاکتور یا گواهی پرداخت شود.
• تهیه صورت جلسه: اگر فاکتور قابل بازیافت نباشد، باید یک صورت جلسه توسط تنخواه‌ دار و تأیید مدیر مربوطه تهیه شود که در آن جزئیات هزینه، دلیل عدم ارائه فاکتور و تأیید انجام هزینه برای مقاصد شرکت قید شده باشد. با این حال، باید توجه داشت که این روش همیشه مورد قبول مراجع حسابرسی خارجی نیست.
• کسر از موجودی تنخواه‌ دار: در برخی شرکت‌ها، در صورت عدم ارائه اسناد مثبته و عدم توجیه قانع‌کننده، ممکن است مبلغ مربوطه از موجودی تنخواه یا حتی از حقوق تنخواه‌ دار کسر شود، اما این موضوع باید از قبل در آیین‌نامه‌های شرکت پیش‌بینی شده باشد.